Digitalisierung und Lohnbuchhaltung – lässt sich das verbinden? -von Kerstin Müller
Die Möglichkeiten der Digitalisierung in der Lohnabrechnung wurden in den vergangenen Jahren vom DATEV sehr nachrangig behandelt, zwar ein Kernprozess, aber nicht so wichtig. Vorrang hatte zunächst Unternehmen Online u.a. für die Abbildung der Buchhaltungsprozesse.
In Sachen Digitalisierung im Bereich Lohnabrechnung gibt es bereits seit längerem die Bereitstellung digitaler Personalfragebogen. Die Nutzung scheiterte oftmals schon an der nicht verfügbaren neuesten EXCEL-Software beim Mandanten. Auch war das Ergebnis, welche Daten ins Lohnprogramm LODAS übergeben werden, nicht befriedigend, Nacharbeiten ständig notwendig.
Seit mehr als einem Jahr haben wir für unsere Kanzlei im Rahmen der Digitalisierung im Lohnprozess die Digitale Personalakte entdeckt. Genutzt wird diese mittlerweile verbindlich von allen Sachbearbeitern.
Die Digitale Personalakte gestaltet den Austausch von Dokumenten aus der Personalwirtschaft, die für die Abrechnung der Löhne und Gehälter benötigt wird, effizienter.
Dokumente aus der Personalwirtschaft werden per Datei-Upload in der DATEV-Cloud abgelegt. Die personalisierten Dokumente können beim jeweiligen Mandanten dem Arbeitnehmer konkret zugeordnet werden. Die Dokumente stehen allen Beteiligten, im Unternehmen-Online, Tool Digitale Personalakte, übersichtlich strukturiert zur Verfügung, unabhängig von Ort und Zeit.
Natürlich gab es anfänglich viel Skepsis und ein Aufschrei im Team:“ Wer gibt schon gern seinen altbewährten physischen Lohnordner aus der Hand? Das war schon immer so, ach nein, die Existenz von Lohnordnern ist historisch gewachsen!“
Zunächst haben wir die Nutzung bei ausgewählten Mandanten ausprobiert. Die persönlichen Unterlagen, wie Personalfragebogen, AU-Bescheinigungen, Arbeitszeitnachweise etc. wurden im System gescannt und beim Mitarbeiter im entsprechenden Ordner abgelegt. Handelt es sich um prüfungsrelevante Daten, kann das markiert werden, ebenso wenn die Belege für eine spätere Außenprüfung bei der zu erstellenden Lohn-Archiv-CD mit bereitgestellt werden sollen.
Die zur Verfügung stehenden Ordner (z.B. Arbeits- und Fehlzeiten, Bescheinigungen etc.) sind vorab im Unternehmen Online bei der Anlage der Digitalen Personalakte frei wählbar und wurden auch vorab im Team abgestimmt, um ein einheitliches Vorgehen zu gewährleisten. Auch gibt es einen Ordner für die monatliche Lohnmeldung des Mandanten.
Mittlerweile nutzen wir das Ablagesystem für alle Lohnmandanten, eine feine Sache. Wir haben die Dokumentenablage fest in den Prozess der Lohnabrechnung integriert. Durch eine direkte Anbindung im Programm LODAS können die Dokumente direkt in der Digitalen Personalakte abgelegt werden. Den geringen zeitlichen Mehraufwand zur Ablage der Dokumente beim Mitarbeiter wiegen die Vorteile, wie, ständiger Zugriff auf die Dokumente bei Rückfragen, Möglichkeit der Vorlage bei Außenprüfungen, allemal wieder auf.
Unsere Mandanten, die selbst Unternehmen Online nutzen, können sich das Tool freischalten lassen und haben dann selbst Zugriff auf die Dokumente und könnten auch weitere Unterlagen hochladen, je nachdem wie die Nutzung mit der Kanzlei vereinbart ist.
Ich kann die Digitale Personalakte nur weiterempfehlen, eine echt gute Sache und ein Beitrag zur Digitalisierung.
Ach, übrigens, unsere bis dahin noch nicht digitalisierten physischen Lohnordner werden selbstverständlich archiviert und können bei Bedarf jederzeit noch eingesehen werden, im Rahmen der Aufbewahrungsfristen. Zukünftig sollten unsere Aktenschränke recht leer sein!
Also viel Spaß beim Testen! Eure Kerstin