Wir geben Zeit und Sicherheit – auch für die Büroarbeit unserer Mandanten
von Hans Kaufmann
„Digitale Kanzlei“ bedeutet vor allem effizientes und somit zeitsparendes Arbeiten. Das gilt nicht nur für die Sachbearbeiter, sondern auch für unser Sekretariat.
In den wenigen Fällen, in denen unser Sekretariat noch Steuerunterlagen selbst scannt – also digitalisiert – gibt es immer wieder Aha-Effekte zu alten Gewohnheiten und vergangenen Anforderungen an das Führen von Unterlagen bei denen ein Mandant einfach nicht weiß, dass er sich die Mühe gar nicht mehr machen braucht.
Viele Dinge macht man sich selbst unnötig kompliziert und zeitaufwendig beim Abheften, ohne dabei zu ahnen, dass der Verwerter der Belege (z.B. die Steuerkanzlei oder der Betriebsprüfer) mindestens genauso viel Zeitaufwand investieren muss, um die formschönen Fleißarbeiten wieder auseinander zu dröseln.
Es reicht schon, die Belege chronologisch zu kategorisieren: Rechnungs- Eingang, Ausgang, Bank, Kasse, Kreditkarte, Reisekosten, Sonstiges; Zusatzregister wie A-Z sind nur notwendig, wenn die Anzahl der Belege pro Zeitraum dies unbedingt notwendig machen.
Wir möchten Ihnen daher für die Zukunft ein paar Hilfestellungen bieten, um Ihnen und uns den Zeitaufwand bei der Arbeit mit den Belegen zu verkürzen:
- Kleine Belege wie Kassenbons müssen nicht mehr aufgeklebt werden. Dies verursacht nur Papierstau im Scanner. Es reicht vollkommen, diese Kleinbelege wenn nötig zu nummerieren und in einer Klarsichthülle zu sammeln – oder sie gebündelt zu lochen.
- Belege wie Telefonrechnungen müssen nicht getackert oder büroklammert werden. Auch mehrere Belege die inhaltlich zusammen gehören können einfach hintereinander geheftet werden. Beim Scannen können in der Nachbearbeitung oder durch intelligente Software mehrseitige Belege als ein Dokument zusammen gefasst werden. Ist die Software noch nicht intelligent genug, um solche Gruppen zu bilden, kann auch hier wieder der Trick mit der Nummerierung der Belege den inhaltlichen Zusammenhang herstellen (manche verwenden auch einen farbigen Punkt per Filzstift für die Markierung).
- Belege unnötig zu falten, schräg zu heften oder im Abstand unterschiedlich versetzt zu lochen, ebenso wie Klebezettel werden gerne verwendet, um Besonderheiten oder wichtige Vorgänge zu markieren. Werden die Klebezettel zum Blätterwald, verliert sich jedoch der Sinn der Markierung. Durch die Entnahme der Belege zum Scannen verliert sich auch die gesonderte Abheftung in den meisten Fällen. Sinnvoller wäre hier eine eigene Registerkarte im Ordner anzulegen für „Aktuelles/Wichtiges“ oder die Belege im Register „Sonstiges“ abzulegen und darauf zu vertrauen, dass der Sachbearbeiter sich auch alle Belege im digitalisierten Ordner anschaut.
- Es müssen keine Hefter, Deckblätter oder Klarsichthüllen verwendet werden, um Kategorien zu bilden oder Einzelbelege voneinander zu trennen. Eine simple Trennkarte / Register im Ordner reicht vollkommen aus, um schnell und einfach zum gesuchten Beleg zu finden. Besonders Klarsichthüllen zum abheften von A4 Belegen sind ein nicht notwendiger zeitlicher Zusatzfaktor für alle Beteiligten.
Im Grunde genommen ist alles, was Sie zeitlich extra aufwenden, um einen Beleg anders als ein gelochtes Standartblatt nach dem nächsten abzuheften genauso für uns ein weiterer Zeitaufwand, diesen gesondert abgehefteten Beleg wieder auszusortieren und in ein scanbares Format zu verwandeln.
Wem nutzt das im digitalen Zeitalter noch?
Um unsere Leistung auch zukünftig möglichst effizient und kostengünstig zu halten empfehlen wir daher, die Belege in Zukunft möglichst unkompliziert und einheitlich abzuheften.
Wenn es Fragen zu dem Thema gibt können Sie dazu auch gerne mit Ihrem Sachbearbeiter telefonieren.
